วิธีการบริหารเวลา
เทคนิคการบริหารเวลาของขงเบ้ง
ขงเบ้งกล่าวไว้ว่า
“ทุกวัน ทุกคนบนโลกนี้มีเวลาเท่าเทียมกันคือ 24 ชม.”
อย่างไรก็ดี มองจากมุมของเศรษฐศาสตร์
เวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน
การบริหารเวลาของแต่ละคน
จึงมีหมายถึงความแตกต่าง
ระหว่างความสำเร็จ กับความพ่ายแพ้
ค่าของเวลาเกี่ยวข้องกับสมรรถภาพ
ซึ่งในแง่ธุรกิจคือต้นทุน
ฉะนั้นสถาบันศึกษาทุกแห่งที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจ
จึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับการบริหารเวลา
ครั้งหนึ่ง เล่าปี่ ขอขงเบ้งให้แนะนำ
วิธีสร้างตนเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน
ขงเบ้งว่างานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผน
และรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
เล่าปี่ กล่าวว่า
“ข้าเห็นด้วยในหลักการ
“ข้าเห็นด้วยในหลักการ
แต่ทว่าข้ามีงานมากมายที่ต้องทำทุกวันจนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ
ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย”
ขงเบ้ง บอกให้ลูกน้องไปเตรียมก้อนหิน
ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่ง
พร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ
เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจ
“ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร”
“ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร”
ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า
“ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด?”
“ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด?”
เล่า ปี่ตอบว่า
“ข้าเคยคิดว่า ข้ามีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือ
“ข้าเคยคิดว่า ข้ามีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือ
ใช้วิธีมอบหมาย ข้ามีผู้ช่วยอยู่รอบด้าน
ตั้งแต่กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ
ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ด้านต่างๆ
แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง
ไม่สามารถปรับให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้
เดิมข้าฯคิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว
แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน
กลับกลายเป็นว่าปัจจุบันบริษัทมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง!! ”
ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า
เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็นสามขั้น สูง กลาง และต่ำ
ขั้นต่ำ เน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก
ขั้นกลาง ใช้ตารางและโปรแกรมประจำวัน
ซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน
ส่วนขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภท
ของหน้าที่การงานตามดีกรี
ควรเน้นการใช้แผนดำเนินงานตามสำคัญของงาน
เพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว
ทั้งสามขั้นอันดับ ต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วย
ตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น
เล่าปี่สารภาพว่า
“หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว
ข้ายอมรับว่าวิธีของข้าอยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่การส่งใบ slip บันทึก”
ขงเบ้ง ชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุ
ที่ผู้ช่วยได้เตรียมเสร็จ ไว้มุมห้องพร้อมกล่าวว่า
“คำตอบของการบริหารขั้นสูง
“คำตอบของการบริหารขั้นสูง
อยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี้แหละ!
ความจุของถังนี้ เปรียบเสมือน
ขีดความสามารถของคนๆ หนึ่ง
ในช่วงเวลาหนึ่ง
ก้อนกรวด เปรียบได้กับงาน
ที่สำคัญและเร่งด่วน
ก้อนหินคือ ภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
เม็ดทราย เปรียบได้กับ
ภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
และน้ำ คือหน้าที่
ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน”
ขงเบ้งอธิบายพรางวาดผังประกอบคำอธิบาย ดังในตารางประกอบ
“ปกติท่านเน้นงานประเภทใด?”
ขงเบ้งถาม
“ก็ต้องเป็นประเภท ก.” เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล
“แล้วงานประเภท ข. ล่ะ?” ขงเบ้งถามต่อไป
เล่าปี่ตอบว่า
“ข้าตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข.
แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่สนใจมันเป็นอย่างนี้ใช่ไหม
“ขงเบ้งถาม พรางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็ม
แล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไป ซึ่งใส่ไม่ได้
เล่าปี่ตอบว่า ”
ใช่ !”
“และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ?”
ขงเบ้งถามต่อพลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อน
จนใส่ไม่ได้แล้วจึงถามเล่าปี่อีกว่า
“ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่อะไรลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม?”
ซึ่งเล่าปี่ตอบว่า
“ใช่”
“จริงหรือ?”
ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถัง
แล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด
“บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่?”
ขงเบ้งพูดพรางเทเม็ดทรายลงไปอีกจนหมด
“แล้วทีนี้ละ? ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม?” ขงเบ้งถามต่อไป
แต่ก่อนที่เล่าปี่มีโอกาสตอบ
ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด
“ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้แล้วหรือยัง?”
เล่าปี่ตอบว่า
“เข้าใจแล้ว”
พร้อมกับถามต่อว่า
“นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภท
และเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม?”
ขงเบ้งตอบว่า
“ใช่แล้ว
การทดลองชี้ให้เห็นว่า
หากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำ
ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้
แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อน
ในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ เข้าไปได้อีก
ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า
อะไรคือก้อนหิน
อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำฯลฯ
และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก”
ขงเบ้งสอนต่อไปว่า
“คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพ
เพราะเขาจะเก่งในการ วิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม
สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วน
และควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ
กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม
บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบ
สามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย
และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้”
เล่าปี่ชื่นชอบ
ทฤษฎี “วัตถุในถัง”
ของขงเบ้งเป็นอย่างมาก
พร้อมกับสารภาพว่า
“มาวันนี้ข้าฯถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า
การต่อสู้ของข้าฯทำไมจึงยังลุ่มๆ ดอนๆ
เพราะแม้ว่าข้ามีขุนพลเก่งๆ
เช่น กวนอูและเตียวหุย
แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไร
ตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูง
อย่างพวกเขาจมปลักอยู่กับ
เรื่องจิ๊บจ๊อยกับทำงานลักษณะ
"เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม"
(เจี่ยนเลอจือหมาติวเลอซีกวา)
ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป
ความพยายามของข้าฯ
ที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐี
นัมเบอร์วันในแผ่นดิน
ก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน !”
แล้วคุณละ..จัดการกับตัวเองและงานที่ทำแบบไหน?
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น